Пока вы будете спорить, кто же возьмется за подготовку встречи важных гостей, вы рискуете упустить время, чтобы хоть как-то подготовить мероприятие! Так что, пока не поздно, берите все в свои руки. Может, это и будет превышением полномочий, но вам будут только благодарны.